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任務清單

來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響

“永錫,我還是搞不大清楚任務清單和下一步清單有何不同?”
  5/18是我一日的時間管理研習會,因此,比起以往,我有了更多的時間好好解是時間管理的流程,以及不同高度的時間管理。在課堂中,大家很有興趣,但是卻覺得不容易上手的部份,就是任務的管理。

  任務的定義是”如果我們想要達成的結果,必須由超過一個行動才能達成,這就是一個任務。”,而任務清單,就是我們手上任務的列表。

  任務清單為甚么不容易管理呢?這是因為要管理好任務清單有三個動作,首先是要列出一個任務清單,其次,要將每一個單一任務做好規劃,并找出合適的下一步行動,最后則是要管理好這些因任務產生的下一步行動。很多人把這三個動作分不清楚,想要一次到位,就會覺得很復雜,要是一個一個動作分開來講,那就簡單多了。

(1)任務清單不過是一張紙

  2008 年2月下午,我在美國Westlake的David Allen時間管理研習會時,他剛好正講到任務清單的部份。我仔細的聽,但是卻產生一個疑惑——我發現David Allen不過是用一頁的to do list來管理他的任務清單。就這么簡單嗎?他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等復雜的任務管理軟體嗎?這樣如何管控任務呢?下課時間,我一箭步就跑去問他問題:

  “請問你的任務清單就只是一個清單嗎?”我有點害羞的問
  “對啊,就一張請單,一周檢視一次”,David Allen坐在椅子上,輕松地回答
  “不用和下一步清單連結,不用其他的軟體來管理?”我急忙的追問著
  David Allen看了我一眼,好像任務我提出一個關鍵的問題,隨手抽出一張白紙,在我眼前搖一搖,一面說“是的,任務清單不過是一張紙”

  當場我真的超級興奮,原來任務清單是很簡單的,就是一個個文字描述的任務清單,不需要和下一步清單做一大堆的連結,就是兩個清單,一個是下一步行動清單,一個是任務清單。這也讓我改變了運用任務清單的方式,整個系統變得更加簡單,每周檢視可以一下子就完成了。

  回來臺灣,為任務這個概念設計icon時,我選擇了一個賽車旗,因為我覺得描述任務,就像是設定賽車的終點線,當我們跑過終點,就有人大力揮動賽車旗,告訴我們到達目標了。任務清單,就是所有任務的終點線清單一覽表,難怪David Allen說了這句話“任務清單不過是一張紙”。

(2)用心智圖做好任務規劃

  我還體會到一件事情,寫下任務清單和規劃任務是兩回事,任務清單只是寫下現有任務的一覽表,但是任務規劃,則是要將單一任務的相關資訊放在一起,整理、分析、組織,這時候使用一些工具就是一種很好的選擇。

  任務規劃時,我覺得心智圖是一樣很棒的工具,這個在1970年代由英國的托尼•博贊(Tony Buzan)提出的一種輔助思考工具,有以下的好處:

  整體結構很像一個心臟及其周邊的血管圖,表達出整體感
  利用關鍵字來連結,可也迅速放入大量資訊,適合在brain strom時使用
  運用線條及符號來建立邏輯的脈絡,并很容易搬動分類(尤其是用電腦程式時)

  我自己從2000年開始從臺灣孫易新老師身上學到心智圖,覺得真的是一項非常好用的工具,不論使用紙筆或是電腦,都能夠迅速將我們思考的資料,做妥善的整理,并進而找出任務的下一步行動。但是心智圖也有其缺點,因為其屬于發散性的思考,要做好任務規劃時,一大堆的下一步行動,會讓人迷失焦點。此時,必須要做好收斂的動作(從一堆可以做的行動中,找出關鍵行動),并列入任務清單或下一步行動清單來管理。

(3)管理好任務的下一步行動清單

  我們有了任務清單、并認真做好任務規劃,就會產生了越來越多的下一步行動。這些下一步行動和知前所提由收件匣下一步來源不同,一個是推動任務的下一步行動,一個是由雜事狀況放入收件匣,經由加工組織而成的下一步行動。

  注意喔,下一步行動清單中的下一步行動,有兩個來源,一個是任務,一個是收件匣。

  組成了下一步清單后,還是藉由場合的概念批次處理,節省我們許多的時間。這樣一個下一步清單,也要搭配行云流水的工具使用才能產生效益,有些人會采用一些任 務管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等,或是蘋果電腦上面的iGTD等,像David Allen則只是待辦事項中的一個分類,每周檢視再新增下一步行動到待辦事項其他場合分類。也有人利用萬用手冊的一頁作為任務清單,檢視后,加入新的下一步行動,大家可以依照自己的工具使用方式,采取合適的方法。

結語

  6月的時候,爸爸到員林來,除了來開會,也來看看孫子,吃過晚飯后,老爸提到想要理解一下我的時間管理系統。我們父子就拿著我時間管理研習會的講義,我一步步的講解給他聽。

  聽完了以后,爸爸靜了一下,我有點不好意思地說“其實這個東西也沒有什么,大家都想得到,不是很難”。

  沒有想到爸爸說“這個東西其實大家都知道,就是做不到”。接著他解釋“人都會有惰性,所以知道的很多,但是能夠徹底實踐的人很少”。

  “ 這個東西其實大家都知道,就是做不到。”這句話給了我很大的影響,以前我一直以為時間管理是知難行易,沒想到關鍵卻在知易行難,這是因為時間管理需要一輩子持續才有用,難在“有恒”。這也影響了我規劃設計研習會的方向,從講課為主,轉變為講故事、試作演練、分組活動,讓學員可以在課程中有更多時間時間持續來演練。不僅如此,我還和一群朋友設立了ITM社群,提供每日早起及每周檢視等活動,讓大家可以運用網路,持續的實踐,因為我知道,只有長期實踐,才能產生宏大的效果。

  今天我們提到的是“任務清單”,我們組織時的清單包含下一步清單、任務清單、行事歷等,任務清單是非常重要的一個清單,我們也會花上幾篇文章好好的討論,大家一起繼續加油。


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